Allgemeine Servicebedingungen für die Nutzung von CoffeeCup

Stand 28.10.2023

1. Präambel

  1. Der Lizenzgeber ist Softwarehersteller und verfügt über eine Software,die es Kunden ermöglicht, ihre Dienstleistungsressourcen zu planen und zu verwalten. Der Anbieter wird ein verbindliches Angebot abgeben oder das verbindliche Angebot des Kunden nur akzeptieren, wenn der Kunde ein Unternehmen oder eine Person ist, die in Ausübung seines Handels, Geschäftsoder Berufs tätig ist. Der Vertrag kann dann zu den in diesem Dokument enthaltenen Bedingungen wie folgt abgeschlossen werden:
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    Die Übermittlung des Angebots ist das verbindliche Angebot des Anbieters, einen Vertrag mit dem Kunden gemäß den Bestimmungen dieser Vereinbarung abzuschließen. Der Kunde ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, dieses Angebot anzunehmen. Die Annahme wird durch Unterschrift des Kunden auf dem Angebot und elektronische oder postalische Übermittlung des unterschriebenen Angebots erklärt. Alternativ kann die Annahme auch durch eine bestätigende Email ohne unterschriebene Rücksendung erfolgen.

2. Definitionen

  1. "Vereinbarung" bezeichnet diesen Vertrag, der auch ein etwaiges Bestellformular und/oder Angebot und/oder die Produktdokumentation und/oder auf der Anbieter-Website genannte Bedingungen umfasst, wo weitere Informationen über die Funktionen verfügbar sind.
  2. „Verbundenes Unternehmen“ bezeichnet jede Gesellschaft oder Geschäftseinheit, die von einer Partei dieses Vertrages beherrscht wird oder eine Partei dieses Vertrages beherrscht oder der gemeinschaftlichen Beherrschung mit einer Partei dieses Vertrages unterliegt. In diesem Zusammenhang bezeichnet „Beherrschung” die unmittelbare oder mittelbare Anteilseignerschaft von über 50% (fünfzig Prozent) der stimmberechtigten Anteile einer Gesellschaft oder, falls eine Anteilseignerschaft von mehr als 50% (fünfzig Prozent) der stimmberechtigten Anteile dieser Gesellschaft nicht vorliegt, die Möglichkeit der Einflussnahme, die Geschäftsführung und die Geschäftsgrundsätze dieser Gesellschaft unmittelbar oder mittelbar zu bestimmen oder vorzugeben. Zur Klarstellung: Holding-Gesellschaften, Muttergesellschaften, Schwestergesellschaften und Tochtergesellschaften gelten als verbundene Unternehmen.
  3. "Inhalt" bezeichnet alle Inhalte, die der Kunde und ein berechtigter Nutzer in der Software verarbeitet, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Daten in Form von Texten, erfassten Arbeitszeiten oder sonstigen Inhalten.
  4. "Berechtigter Benutzer" bezeichnet eine Person, die berechtigt ist, Zugang zur Software zu haben und Inhalte in der Software anzusehen und/oder zu bearbeiten und die (i) der Kunde selbst sein kann, wenn der Kunde eine natürliche Person ist, oder (ii) wenn der Kunde eine juristische Person ist, ein Mitarbeiter und/ oder Auftragnehmer des Kunden, der im Auftrag des Kunden im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen gegenüber dem Kunden Zugang zur Software erhalten hat.
  5. „Vertragsbeginn“ bezeichnet das Datum, an dem diese Vereinbarung beginnt.
  6. "Angebot" bezeichnet ein Angebot, das der Anbieter dem Kunden zur Verfügung stellt und das verbindliche Angebot des Anbieters zum Abschluss eines Vertrags mit dem Kunden gemäß den Bestimmungen dieser Vereinbarung enthält.  
  7. „Produktdokumentation“ bezeichnet ein Dokument oder eine Website, auf der der Anbieter die Features und Systemvoraussetzungen der Software beschreibt.
  8. „Software“ bezeichnet das in der Produktdokumentation definierte Softwareprodukt mit den in dieser Vereinbarung vereinbarten Merkmalen.

3. Pflichten des Anbieters

  1. Der Anbieter gewährt dem Kunden Zugang zur Nutzung der Software über das Internet. Vom Anbieter nicht geschuldet ist die Herstellung und Aufrechterhaltung einer Verbindung zwischen dem Server des Anbieters und dem Internetzugang des Kunden.
  2. Der Anbieter gewährt dem Kunden die Softwarelizenz im Sinne des Abschnitts „Lizenzumfang“.
  3. Der Anbieter bietet Support gemäß dem Abschnitt „Support und Service Level“ an.
  4. Die Beseitigung von Störungen und Schäden, die durch unsachgemäße Behandlung seitens des Kunden, durch Einwirkung Dritter oder durch höhere Gewalt verursacht werden, ist nicht Gegenstand dieser Vereinbarung, kann aber im Einzelfall als Professional Services beauftragt werden.  
  5. Der Anbieter ist verpflichtet, den Kunden per E-Mail über etwaige neue Funktionen der Software zu informieren.
  6. Nach Vertragsende wird der Anbieter alle Daten des Kunden löschen, sofern zwischen den Parteien nicht auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden abweichendes vereinbart wird.

4. Support und Service-Level

  1. Der Kunde erhält per E-Mail Support bei Störungen an der Software.
  2. Der Support ist an Werktagen zwischen 10:00 Uhr und 17:00 Uhr erreichbar. Werktage sind Wochentage von Montag bis Freitag mit Ausnahme gesetzlicher Feiertage am Standort München sowie dem 24. und 31.12.
  3. Der Anbieter schuldet eine Verfügbarkeit von 98% bezogen auf ein Vertragsjahr. Verfügbar bedeutet, dass die Nutzung der Software möglich ist oder aus Gründen unmöglich ist, die außerhalb des Einfluss- und Verantwortungsbereichs des Anbieters liegen.
  4. Der Anbieter ist berechtigt, in der Zeit von 22:00-7:00 Uhr für insgesamt 10 Stunden im Kalendermonat Wartungsarbeiten durchzuführen. Eine Nichtverfügbarkeit während dieser Wartungsfenster bleibt bei der Berechnung der vertragsgemäßen Verfügbarkeit außer Betracht.

5. Lizenzumfang

  1. Ab dem Vertragsbeginn gewährt der Anbieter dem Kunden ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares, weltweites, unwiderrufliches (während der Laufzeit) Recht zur Nutzung der Software innerhalb der Grenzen dieser Vereinbarung, die sich insbesondere auch aus dem jeweiligen Package oder dem Angebot ergeben können.  
  2. Der Anbieter stellt das Package CoffeeCup Pro bereit. Das Package berechtigt zur Nutzung der Software für den auf der Webseiten angegebenen Preis pro berechtigten Nutzer pro Monat und dem auf der Webseite beschriebenen Funktionsumfang für CoffeeCup Pro.
  3. Maßgeblich für die Anzahl der vergütungspflichtigen berechtigten Nutzer ist die dem jeweiligen Kundenaccount tatsächlich zugeordnete Anzahl an berechtigten Nutzern.
  4. Der Kunde kann jederzeit seine Lizenz um weitere berechtigte Nutzer erweitern, indem er über die Software weitere berechtigte Nutzer zur Nutzung der Software einlädt. Erfolgt die Erweiterung nicht an einem Monatsersten, so fällt die auf die Erweiterung anfallende Lizenzgebühr für diesen Kalendermonat nur anteilig an.
  5. Der Kunde kann auch jederzeit seine Lizenz hinsichtlich der Anzahl der berechtigten Nutzer reduzieren, in dem er die jeweiligen Nutzer über die Software von der Nutzung seines Accounts wieder entfernt. Die Reduzierung wird mit dem Beginn des auf die Reduzierung des Lizenzumfang folgenden Zahlungsintervalls wirksam.
  6. Die Softwarelizenz ist nur an verbundene Unternehmen des Kunden unterlizenzierbar.
  7. Der Anbieter kann dem Kunden vor Vertragsschluss die Software im Rahmen eines Proof of Concepts für einen vereinbarten Zeitraum und die vereinbarte Vergütung im in Ziffer 5. definierten Umfang zur Verfügung stellen (Testlizenz). Der Testzeitraum im Rahmen eines Proof of Concepts endet mit Ablauf der hierfür vereinbarten Laufzeit.

6. Einführungsworkshops; Professional Services

  1. Der Anbieter wird nach entsprechender Beauftragung auch auf das Produkt bezogene Dienstleistungen, z.B. Customizing, Schulungen, Supportdienstleistungen, Datenmigration, Funktionsanfragen (Feature Requests), Erstellung eines Proof of Concept (POC) zur Ermittlung von Anforderungen und Anpassungen („Professional Services“) erbringen.
  2. Die Umsetzung von Feature Requests erfolgt grundsätzlich nicht exklusiv für den Kunden. Die beauftragte Funktion wird nach Wahl des Anbieters und vorbehaltlich anderer Vereinbarung allen Kunden zur Verfügung gestellt. Der Kunde erwirbt an der beauftragten Funktion, neben den in Ziffer 5 „Lizenzumfang“ definierten Rechten, die zur Nutzung der Software im Rahmen dieser Vereinbarung nötig sind, keinerlei Rechte, insbesondere keine Eigentums-, Nutzungs- oder Verwertungsrechte. Der Anbieter kann die Funktion nach seiner Wahl anpassen oder aus der Software entfernen. Eine Rückzahlung der Vergütung erfolgt dafür nicht.
  3. Die Beauftragung von Professional Services kann auch formlos z.B. telefonisch oder per Email erfolgen.
  4. Professional Services werden grundsätzlich entgeltlich erbracht und nach dem im Angebot genannten Stundensatz abgerechnet.
  5. Der Anbieter ist berechtigt, Subunternehmer bei Erbringung der Professional Services einzuschalten.
  6. Etwaig anfallende Reisekosten des Anbieters werden wie folgt erstattet:
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    Fahrtkosten werden unabhängig von der Wahl des Reisemittels in nachgewiesener Höhe erstattet, maximal jedoch (a) für Fahrten mit dem PKW in Höhe von 0,39 EUR pro gefahrenem Kilometer, (b) für Fahrten mit der Bahn in Höhe der Kosten für eine Bahnfahrt zweiter Klasse (c) für Flüge nur für den jeweils günstigsten Flug in der Economy-Klasse.

    Übernachtungskosten werden unabhängig von der gewählten Hotelkategorie in nach-gewiesener Höhe, maximal jede in Höhe von 150,00 EUR pro Nacht erstattet.
  7. Reisezeiten werden zudem mit 50% des Stundensatzes für Professional Services abgerechnet.

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7. Pflichten des Kunden

  1. Der Kunde darf die Software nur für den in Ziffer 1 sowie im Angebot definierten Vertragszweck verwenden. Insbesondere darf kein Programmiercode in die Eingabefelder eingegeben werden.
  2. Der Kunde ist verpflichtet, ausschließlich über Standard Browser (Chrome, Internet Explorer, Firefox oder Safari) in der jeweils aktuellsten Version auf die Software zuzugreifen.
  3. Der Kunde muss beim Import und der Verarbeitung von Daten etwaige Rechte Dritter beachten.
  4. Der Kunde wird den Anbieter auf erstes Anfordern von allen Ansprüchen freistellen, die Dritte gegenüber dem Anbieter mit der Begründung erheben, dass eine vom Kunden vorgenommene Handlung sie in Ihren Rechten verletzt.
  5. Der Kunde hat dem Anbieter während des Vertragsschlusses und während der Vertragslaufzeit stets zutreffende Informationen zu seinem Unternehmen und der Nutzung der Software zur Verfügung zu stellen und den Anbieter zu informieren, wenn sich die übermittelten Informationen ändern.
  6. Der Kunde hat die Zugangsdaten geheim und vertraulich zu halten und darf diese nicht an Dritte weitergeben und muss dafür sorgen, dass auch berechtigte Nutzer Ihre Zugangsdaten nicht an Dritte weitergeben.
  7. Der Kunde ist verpflichtet, eingegebene Daten auch außerhalb der Software zu sichern.
  8. Im Falle von Zweifeln an der Vertragsgemäßheit der Nutzung der Softwarelizenz durch den Kunden, ist der Anbieter berechtigt, die Handelsbücher des Kunden selbst oder durch einen Dritten (z.B. Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfer, zertifizierter Buchhalter oder vereidigter Buchhalter) einzusehen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der bereitgestellten Informationen und die Nutzung der Softwarelizenz zu überprüfen. Diese Inspektion findet während der normalen Geschäftszeiten statt. Besteht kein konkreter Verdacht auf ein vorsätzliches Fehlverhalten des Kunden, wird der Kunde im Voraus benachrichtigt. Die aus der Überprüfung resultierenden Kosten werden dem Anbieter erstattet, wenn sich Abweichungen der tatsächlichen Nutzung zur vertraglich zulässigen Nutzung zeigen. Der Anbieter verpflichtet sich, die durch die Kontrolle erlangten Daten und Informationen nur zum Zwecke der Durchsetzung der Ansprüche aus dieser Vereinbarung oder aus seinem geistigen Eigentum zu verwenden.
  9. Werden Ansprüche gegen den Kunden wegen der tatsächlichen oder angeblichen Verletzung von Rechten Dritter infolge der vertraglichen Nutzung der Software geltend gemacht, für die der Anbieter haftbar sein kann, so hat der Kunde den Anbieter unverzüglich zu informieren. Die Parteien werden die Verteidigung solcher Ansprüche in enger Abstimmung koordinieren, wobei der Anbieter die Führung so weit wie möglich und zulässig übernimmt. Der Kunde unterstützt den Anbieter. Erteilt der Anbieter trotz Mahnung nicht innerhalb einer angemessenen Frist Weisungen hinsichtlich der angemessenen Verteidigung, ist der Kunde berechtigt, die gegen ihn geltend gemachten Ansprüche nach seiner Wahl ohne weitere Rücksprache mit dem Anbieter zu behandeln.

8. Laufzeit

  1. Der Vertrag wird vorbehaltlich anderer Vereinbarung für eine Laufzeit von 12 Monaten geschlossen. Er kann mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt werden. Wird der Vertrag nicht fristgerecht zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt, so verlängert sich der Vertrag jeweils um eine weitere Laufzeit von gleicher Dauer.
  2. Jede Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Die Textform (z.B. Email) genügt der Schriftform insoweit.
  3. Das Recht beider Vertragsparteien zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt von den vorstehenden Regeln unberührt.

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9. Vergütung; Abrechnung; Fälligkeit

  1. Die für die Nutzung der Software zu zahlende Lizenzgebühr wird erstmalig mit Vertragsschluss und anschließend jeweils zum Beginn der jeweiligen Laufzeit (siehe 8.1) im Voraus fällig.
  2. Hat der Kunde vor Vertragsschluss ein POC nach Ziffer 6.1. beim Anbieter beauftragt, erhält er eine Gutschrift auf die zu zahlende Lizenzgebühr in Höhe der für das POC bereits bezahlten Vergütung.
  3. Die Vergütung für Professional Services wird grundsätzlich nach Leistungserbringung und nach Rechnungsstellung fällig, es sei denn es ist ausdrücklich abweichendes vereinbart.
  4. Sollte der Kunde mit einer vertragsgemäßen Zahlung im Verzug sein, kann der Anbieter den Zugang des Kunden zur Software sperren.
  5. Der Anbieter übermittelt seine Rechnungen an dem Kunden per E-Mail.
  6. Alle auf der Website und im Angebot angegebenen Preise sind Nettopreise und beinhalten keine Umsatzsteuer.
  7. Wenn ein abgerechneter Betrag bis zum Fälligkeitsdatum nicht beim Anbieter eingegangen ist, werden Verzugszinsen fällig nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen und zwar in Höhe von jährlich neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank.

10. Haftungsbegrenzung

  1. Der Anbieter haftet im Rahmen dieser Vereinbarung dem Grunde nach nur für Schäden, (a) die der Anbieter oder seine gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt haben bzw. die (b) aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit durch eine Pflichtverletzung des Anbieters oder eines seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen entstanden sind. Der Anbieter haftet ferner, (c) wenn der Schaden durch die Verletzung einer Verpflichtung des Anbieters entstanden ist, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung dieser Vereinbarung überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertraut und vertrauen darf (Kardinalpflicht).
  2. Der Anbieter haftet in den Fällen des Absatzes 1, Buchstaben (a) und (b) der Höhe nach im Rahmen des gesetzlichen Haftungsumfangs. Im Übrigen ist der Schadensersatzanspruch auf 500.000 EUR pro Schadensfall begrenzt. Droht ein höherer Schaden, so ist der Kunde verpflichtet, den Anbieter rechtzeitig hierauf aufmerksam zu machen.
  3. In anderen als den in Absatz 1 genannten Fällen ist die Haftung des Anbieters unabhängig vom Rechtsgrund ausgeschlossen.
  4. Die Haftungsregelungen in vorstehenden Absätzen gelten auch für eine persönliche Haftung der Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
  5. Soweit eine Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz aus der Übernahme einer Garantie oder wegen arglistiger Täuschung in Betracht kommt, bleibt sie von den vorstehenden Haftungsregelungen unberührt.
  6. Abweichend von den Ziffern 10.1-10.5 haftet der Anbieter gegenüber Kunden von Coffee Cup Free nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

11. Geheimhaltung

  1. Die Parteien vereinbaren, über vertrauliche Informationen Stillschweigen zu wahren. Vertrauliche Informationen sind solche Informationen, die explizit als vertraulich bezeichnet werden oder die ein Geschäftsgeheimnis im Sinne des Geschäftsgeheimnisgesetz darstellen. Diese Verpflichtung besteht für einen Zeitraum von 5 Jahren nach Beendigung dieser Vereinbarung fort.
  2. Von dieser Verpflichtung ausgenommen sind solche vertraulichen Informationen,
  3. die dem Empfänger bei Abschluss dieser Vereinbarung nachweislich bereits bekannt waren oder danach von dritter Seite bekannt werden, ohne dass dadurch eine Vertraulichkeitsvereinbarung, gesetzliche Vorschriften oder behördliche Anordnungen verletzt werden;
  4. die bei Abschluss dieser Vereinbarung öffentlich bekannt sind oder danach öffentlich bekannt gemacht werden, soweit dies nicht auf einer Verletzung dieser Vereinbarung beruht;
  5. die aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder auf Anordnung eines Gerichtes oder einer Behörde offen gelegt werden müssen. Soweit zulässig und möglich wird der zur Offenlegung verpflichtete Empfänger die andere Partei vorab unterrichten und ihr Gelegenheit geben, gegen die Offenlegung vorzugehen.
  6. Die Parteien werden nur solchen Beratern Zugang zu vertraulichen Informationen gewähren, die dem Berufsgeheimnis unterliegen oder denen zuvor den Geheimhaltungsverpflichtungen dieser Vereinbarung entsprechende Verpflichtungen auferlegt worden sind. Des Weiteren werden die Parteien nur denjenigen Mitarbeitern die vertraulichen Informationen offen legen, die diese für die Durchführung dieser Vereinbarung kennen müssen, und diese Mitarbeiter auch für die Zeit nach ihrem Ausscheiden in arbeitsrechtlich zulässigem Umfang zur Geheimhaltung verpflichten.

12. Datenschutz

  1. Die Software kann zur Verarbeitung personenbezogener Daten genutzt werden. Der Anbieter ist bereit, mit dem Kunden einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach dem im Anhang befindlichen Muster abzuschließen. Hierzu muss der Kunde das Muster unterschreiben und dem Anbieter unterschrieben schriftlich oder als unterschriebenen Scan übersenden.

13. Referenznennung

  1. Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden inklusive Firmenname und Logo zu Referenzzwecken auf der Webseite des Anbieters und in Offline-Marketingmaterialien wie Flyern und Produktpräsentationen zu nennen.

14. Schlussbestimmungen

  1. Diese Vereinbarung einschließlich ihrer Anlagen und der ausdrücklich einbezogenen Bestandteile regelt die Vereinbarungen zwischen den Parteien abschließend und vollständig.
  2. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss der Vorschriften des internationalen Privatrechts sowie des UN-Kaufrechts.
  3. Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung (einschließlich solcher über seine Gültigkeit) sind in erster Instanz die Gerichte in München ausschließlich zuständig.
  4. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages sowie ein Verzicht auf ein Recht aus diesem Vertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Dies gilt auch für den Verzicht auf das Textformerfordernis.
  5. Der Anbieter ist berechtigt, die AGB zu ändern, soweit die Änderungen für den Nutzer zumutbar sind. Änderungen der AGB werden dem Nutzer frühzeitig mindestens sechs Wochen vor Geltung der geänderten AGB schriftlich, per E-Mail oder in sonstiger geeigneter Weise bekannt gegeben. Die Änderungen gelten als genehmigt und mit Inkrafttreten für ein bestehendes Vertragsverhältnis als bindend, wenn der Nutzer weder schriftlich noch per E-Mail innerhalb eines Monat ab Zugang der Änderungsmitteilung Widerspruch erhebt. Auf diese Folge wird der Nutzer bei der Änderungsmitteilung besonders hingewiesen.
  6. Der Anbieter ist berechtigt, diesen Vertrag einschließlich aller Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf Dritte zu übertragen.
  7. Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder die Wirksamkeit oder Durchführbarkeit später verlieren oder sich eine Regelungslücke herausstellen, soll hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt werden. Die Parteien verpflichten sich, anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung der Regelungslücke eine angemessene Regelung zu vereinbaren, die, soweit rechtlich zulässig, dem am nächsten kommt, was die Parteien gewollt haben oder nach dem Sinn und Zweck des Vertrags gewollt hätten, wenn sie die Unwirksamkeit oder die Regelungslücke gekannt hätten. Beruht die Unwirksamkeit oder Undurchführbarkeit einer Bestimmung auf einem darin festgelegten Maß der Leistung oder der Zeit (Frist oder Termin), so ist das der Bestimmung am nächsten kommende rechtlich zulässige Maß zu vereinbaren.